ЭДО для работы с маркетплейсами
Документы переданные электронным способом имеют специальную цифровую подпись, а также обладают полной юридической силой.
Осуществляется ЭДО через операторов электронного документооборота, к примеру “СберКорус”, “СБИС”, “Контур.Диадок” и другие. В обязанности операторов входит не только передача и получение данных, они несут ответственность за сохранность информации, конфиденциальность, хранение (в том числе архивное) и повторное использование документа при необходимости.
ЭДО в работе с маркетплейсами
В связи с огромной документальной нагрузкой на маркетплейсы, все известные площадки подключены к электронному документообороту. Это упрощает работу с селлерами и позволяет обеспечить все документальные операционные процессы связанные с продажей товаров. Итак, какие документы возможно передавать с помощью электронного документооборота:
-
документы о любом движении товаров: ТТН (товарно-транспортные накладные), счета-фактуры, акты на прием или возврат товара, акты учета и прочие документы;
- расчетные документы: квитанции, чеки, приходно-расходные ордера и другие;
- отчеты: о имеющихся недостатках и штрафах, о прибыли, сводные данные или другие отчеты, применимы для учета операций между селлером и маркетплейсом.
Отметим, что работая через электронный документооборот, обе стороны сотрудничества в разы экономят свое время и деньги, нет необходимости отправлять документы почтой или курьером, в процесс документооборота легко включить другие организации, в том числе государственные.
Преимущества и недостатки системы
Учитывая все возможные существенные преимущества, выделим основные:
-
Скорость документооборота. Участники процесса могут мгновенно обмениваться документами, а также запланировать график отправки определенных документов;
- Шаблоны. Известные операторы ЭДО предоставляют своим клиентам актуальные шаблоны документов, обеспечивая правильность предоставления формы отчета;
- Экономия затрат. Электронный документооборот значительно экономит бюджет участников процесса, для продавца это особенно ощутимо при работе с разными маркетплейсами одновременно;
- Электронный архив. Услуга облачного хранения документов избавляет от необходимости сохранности тонн макулатуры в отдельном помещении. При необходимости, клиент может запросить из электронного архива документ и выполнять с ним любые действия;
- Расширенные условия бизнес-процессов. По желанию, за отдельную плату, у оператора возможно подключить расширенное предоставление услуг для вашего бизнеса. Например: мобильный доступ, архивное хранение, автоматическая проверка заполнения документации и другие;
- Безопасность процессов. Электронный документооборот обеспечивает полную сохранность информации, переданные документы невозможно потерять или утратить, все передвижения и статусы документа отслеживается сторонами в онлайн-формате.
Также, стоит упомянуть, что отлаженный интеллект программы не забудет напомнить участникам ЭДО согласовать или подписать необходимый документ.
Несмотря на удобство и множество преимуществ электронного формата взаимодействия не все предприниматели готовы работать по этой схеме. Основными причинами можно назвать:
-
Затраты на подключение услуги, которые предусматривают полную оплату за выбранный тариф ЭДО на определенный срок. Хотя, если провести калькуляцию затрат на классический документооборот за этот же период, ЭДО экономит финансы пользователя в 5-7 раз;
- Страх потери документов или распространение информации;
- Переход на ЭДО – процесс длительный и муторный (иногда занимает до 6 мес.), особенно для развитых организаций, так как все бумажные документы необходимо перенести в электронный вид;
- Выбор ответственного и надежного оператора. Не все сервисы могут обеспечить безопасность процессов и предоставить максимальный спектр услуг ЭДО. Поэтому, прежде чем начать сотрудничество с оператором, стоит ознакомиться с уставными документами, предоставляемыми услугами, отзывами о компании.
Без сомнения, электронный документооборот во всех организациях и службах страны, это вопрос времени, а боязнь нового присутствует всегда при внедрении чего-то непривычного или того, что выводит нас, на определенное время, из зоны комфорта.
Электронный документооборот с Wb
Электронный документооборот с Wb немного отличается от других площадок-маркетплейсов. Для продавцов с самозанятостью или начинающих селлеров Вайлдберриз позволяет использовать упрощенную систему документооборота. ЭДО обязаны иметь организации работающие с общей системой налогообложения.
Настройка взаимообмена документами несложная, следует поочередно выполнить соответствующие шаги:
-
Зарегистрируйте в системе партнерские отношения с Wb, подпишите оферту и выберите оператора документооборота, через которого планируете работать;
- Отметим, что Вайлдбериз ведет документооборот через операторов “Тензор” или “Контур.Диадок”, однако продавец вправе выбрать свой вариант.
В случае, ранее налаженного документооборота в компании подключение необходимо выполнить через роуминг.
Работа с Ozon через ЭДО
Потребность в электронном документообороте продавцам Ozon возникает при выборе сотрудничества с маркетплейсом по схеме FBO (торговле со склада площадки). Так как процессы предпродажной подготовки и продажи проходят без участия селлера, очередность задач сопровождается электронным подтверждением или запросом определенного процесса (упаковки, сборки, перемещения, доставки и пр.). Работая по схеме FBS или RFBS (торговля со своего склада) возможно взаимодействовать с маркетплейсом по упрощенному документообороту.
Исключения, при который ЭДО обязателен:
-
Работа с РЦ и дарксторами города Тверь и склада для негабаритных товаров “Хоругвино”;
- Продавая товар с отметкой “Честный знак”;
- Для ювелирных и драгоценных изделий;
- Для товаров подлежащего сертификации в системе “Меркурий”, например мясные изделия, кисломолочные продукты и пр..
Прямыми операторами площадки являются: “СберКорус” и “Контур. Диадок”, но, по аналогии с Wb, возможно работать через другого оператора документооборота.
Обратим ваше внимание, что привязка электронного документооборота происходит к идентификационному номеру компании. Это позволяет селлеру наладить процесс документооборота один раз, даже если у продавца не один личный кабинет на площадке.
